کسب و کارهای کوچک به چه نرم افزارهایی نیاز دارند؟

کسب و کارهای کوچک به چه نرم افزارهایی نیاز دارند؟

در این نوشته در نظر داریم به این موضوع بپردازیم که کسب و کارها به‌خصوص کسب و کارهای کوچک به چه نوع نرم‌افزارهایی نیاز دارند لیکن پیش از پرداختن به این موضوع می خواهیم تعیین تکلیف کنیم که منظور از کسب و کار کوچک چیست.

قطعاً کسب و کارها با این فلسفه شکل گرفته اند که یک سری محصولات و خدمات به بازار ارائه و به ازای آن کسب درآمد کنند.  برای اینکه کسب و کارها به این هدف برسند باید مسیری مشابه مسیر پایین را طی نمایند:

  • ثبت سفارش مشتری از طرق گوناگون از جمله سایت، حضوری، تلفنی و….
  • فروش محصول یا خدمت به مشتری
  • پردازش سفارش که معمولاً توسط انبار انجام خواهد شد.
  • اگر کالای موردنظر در انبار موجود نباشد باید نسبت به خرید و تامین موجودی اقدام شود.
  • اگر کالا موجود باشد، تسویه حساب و انجام امور مالی
  • بحث انواع وصول مطالبات نیز مطرح است: نقدی یا اعتباری
  • صدور فاکتور نهایی
  • تحویل و ارسال کالا یا ارائه خدمات
  • ارائه پشتیبانی و خدمات به ازای محصول فروخته شده

از طرفی شرکت­‌های کوچک اینقدر بودجه ندارند که برای هر یک از موارد اشاره شده در بالا یک نرم افزار اختصاصی بخرند.

البته برخی از این خلاء استفاده کرده و نرم افزارهای اتوماسیون اداری را به عنوان حلقه گمشده نرم افزاری کسب و کارهای کوچک معرفی می­کنند. این در حالی است که نرم­‌افزارهای CRM  با صرف هزینه­‌ای مشابه هم قابلیت­‌های شگفت­ انگیزی دارند که می­توانند در کسب وکارهای کوچک و متوسط به کار گرفته شوند. در این مقاله می­خواهیم به قابلیت­‌ها و امکاناتی که هریک از این نرم‌­افزارها برای سازمان­‌ها به ارمغان می­‌آورند بپردازیم و یک دید جامع و وسیع از این­که کدام ابزار مناسب­ این نوع کسب وکارها است در اختیار خوانندگان قرار دهیم.

نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری که در واقع برای گردش مکاتبات درون سازمانی و برون سازمانی مورد استفاده قرار می­‌گیرد از چند ماژول کلیدی تشکیل شده است.

 ماژول­‌هایی مانند دبیرخانه که شامل نامه های وارده و نامه‌های صادره می­شود، ماژول نامه‌های داخلی، ماژول مربوط به کارتابل و گردش مکاتبات و ماژول مربوط به ارجاع­‌ها.

ماژول­‌هایی که در فوق به آن­ها اشاره شد در واقع ماژول­‌های اصلی و کلیدی نرم‌­افزارهای اتوماسیون اداری هستند. علاوه بر این­ها ماژول ­های دیگری هم برای این نرم‌افزارها وجود دارند که در واقع ماژول­‌های ثانویه برای آنان شمرده می­شود که شامل کارتابل آفلاین، تبدیل گفتار به متن، تقویم سازمانی، سامانه تبادل فایل، چت سازمانی، فرم ساز و سیستم گردش کار، زیر سیستم رسانه سازمانی، زیر سیستم دانش نامه سازمانی و … می­شوند. البته باید به این نکته توجه کرد که سیستم های گردش کار نسل قبلی نرم افزارهای BPMS هستند و نرم سازهای موجود در نرم افزارهای اتوماسیون اداری، قابلیت‌های بسیار کمی جهت مکانیزه کردن فرایندهای سازمان نسبت به سیستم های مدیریت فرایند (BPMS) دارند.

در واقع می­توان گفت نرم افزارهای اتوماسیون اداری برای بسیاری از کسب و کارها واقعاً ضروری نیست و در کشورهای توسعه یافته حتی سازمان­‌ها و بنگاه‌های متوسط و بزرگ نیز از این­گونه نرم‌­افزارها با این شدت استفاده نمی­‌کنند زیرا نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری برای مکانیزه کردن مواردی کاربرد دارند که به­‌صورت موردی بوده و فرایندی برای انجام آن­ها تعریف نشده است.

CRM  در واقع کوتاه شده عبارت مدیریت ارتباط با مشتری است که هدفش افزایش  ارتباط با مشتریان در راستای پاسخ بهتر به نیازها و خواسته­‌های آنان است. در واقع اگر بخواهیم یک تعریف جامع از نرم‌­افزارهای CRM ارائه دهیم باید بگوییم که نرم­‌افزارهای CRM  با هدف اتوماسیون فروش و بازاریابی و نیز مدیریت فعالیت‌های مرتبط با فروش و خدمات در داخل یک سازمان مورد استفاده قرار می­گیرند. نرم افزار CRM  از ماژول­‌های اصلی مانند بازاریابی، فروش، خدمات پس از فروش تشکیل شده است. اما در CRM  ماژول­‌های ثانویه ای مانند ماژول‌­های مدیریت ارتباط با مشتریان، انبارداری، اتوماسیون اداری، فرم ساز و سیستم گردش کار و … وجود دارد که ماژول اتوماسیون اداری موجود در CRM  قابلیت­های اصلی نرم افزارهای اتوماسیون اداری را دارا است.

با توجه با آشنایی با هریک از ماژول­‌هایی که این دو نرم‌­افزار می‌­توانند پشتیبانی کنند می­توان گفت که با استقرار نرم‌افزار CRM علاوه بر دسترسی به  قابلیت های مربوط به فروش، بازاریابی و ارتباط با مشتریان به دیگر قابلیت­‌هایی از جمله خدمات پس از فروش، انبارداری، اتوماسیون اداری و حتی فرم ساز و گردش کار که در CRM ها وجود دارد می­توان استفاده کرد. موارد گفته شده نه تنها ابزارهایی هستند که کسب‌وکارهای کوچک و متوسط  می‌توانند به عنوان اهرم از آن استفاده کنند بلکه کاهش در میزان اشتباهات کاربران و تقویت بهره‌وری آن‌ها همراه با وفادارسازی مشتریان را برای سازمان­‌ها همراه خواهد داشت.

به نظر می­رسد که دیگر نیاز به توضیح بیشتری که چرا CRM ها می­توانند به صاحبان کسب و کارهای کوچک و متوسط با صرف هزینه­‌ای معقول و مناسب در قبال ارائه قابلیت­‌های فوق ­العاده­ای که به رشد میزان درآمد کسب­ وکار و یکپارچگی آن­ها کمک می­‌کند، نیست.

مقالات

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *